KRISENMANAGEMENT-BLOG

  • Team CasePilot

Fünf Fehler im Krisenmanagement, die Ihr Unternehmen jetzt vermeiden sollte

Die aktuelle Situation stellt mittelständische Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Viele fühlen sich überfordert mit den zahlreichen neuen Themen, die plötzlich zu bearbeiten sind.


Viele Fallstricke: Krisenmanagement in der Corona-Krise

Fertige Business Continuity oder Krisenmanagement-Pläne sind oft nur rudimentär vorhanden oder passen nicht zum Szenario Pandemie, weil sie meist auf akute Krisen (Feuer, IT-Ausfall) zielen und damit auf so genannte „slow burning crisis“ Situationen nicht anwendbar sind.

Somit stellt sich die Herausforderung, in einem unbekannten Thema mit einer hohen Dynamik richtige Entscheidungen zu treffen.


In diesem Blog möchte ich die fünf gravierendsten Fehler, die wir derzeit in Unternehmen erleben, aufzeigen und Wege benennen, wie Sie diese für Ihr Unternehmen umgehen können.


Fehler 1:

Zu spät

Oft finden wir in Unternehmen bereits gute vorgedachte Pläne, die aber zu zögerlich angegangen werden. Oft besteht das Gefühl, dass es noch nicht an der Zeit ist oder der Plan noch nicht gut genug ist. Das betrifft zum Beispiel das Thema der physischen Trennung von Mitarbeitenden. Im Falle einer bestätigten Erkrankung ist das übergeordnete Ziel, möglichst wenig Kategorie 1 Kontakte zu haben. Kontaktpersonen dieser Kategorie werden für zwei Wochen in häusliche Isolation geschickt und stehen somit nicht mehr zur Verfügung.


Unser Tipp: Starten Sie die Maßnahmen sofort, auch wenn sie noch nicht perfekt sind. Die ersten zu erwartenden Infektionen kommen in den nächsten Tagen!


Themen, die aus unserer Sicht schnellstmöglich geregelt sein müssen, sind:

  • physische Trennung von Mitarbeitenden,

  • Home Office für möglichst viele Mitarbeitende und Bereitstellen entsprechender Bandbreite, wenn Sie VPN-Lösungen nutzen,

  • Festlegung von Kernbereichen, die nicht heruntergefahren werden können mit den entsprechenden Verantwortlichen und Vertreterregeln,

  • Umgang mit einem zu erwartenden Lockdown,

  • Procedere für die Situation, dass sich Mitarbeitende während der Arbeit mit typischen Symptomen krank melden, Travel ban und Umgang mit Mitarbeitenden im Ausland


Fehler 2:

Zu kurzsichtig

Ein weiterer Fehler ist, ausschließlich „auf Sicht zu fahren“. Unter der Menge der zu regelnden Details geht der Blick für die Themen, die das Unternehmen in einigen Tagen beschäftigen werden, verloren. Bei Krisenmanagement dieser Art wird es dem Unternehmen nicht gelingen, „vor die Welle“ zu kommen. Das ist aber eines der wichtigsten Anliegen im Krisenmanagement, weil man nur „vor der Welle“ noch steuern kann. Wenn man auf Sicht fährt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, unter die Welle zu geraten und dann keine aktiven Steuerungsmöglichkeiten mehr zu haben.


Unser Tipp: Nehmen Sie sich im Krisenstab in kleiner Runde regelmäßig, zum Beispiel täglich abends, die Zeit, gemeinsam darüber nachzudenken, wie sich die Krise wohl entwickeln wird und welche Themen daraus für die nächste Zeit, zum Beispiel die nächste Woche, hervorgehen. So können Sie sich bei Zeiten darauf einstellen. Ebenfalls sollten Sie hier darüber nachdenken, welche Konsequenzen Ihre aktuellen Entscheidungen voraussichtlich in fernerer Zukunft haben werden.


„Aus der Praxis“: Ein Beispiel für ein typisches Zukunftsthema ist der Umgang mit Mitarbeitenden, die zu einer Risikogruppe gehören (Alter und Vorerkrankungen). Wie können Sie als Unternehmen diese Mitarbeitenden identifizieren und besonders schützen? Leben Sie eine Altersgrenze fest und bitten Sie auch jüngere Mitarbeitende mit relevanten Vorerkrankungen, sich zu melden. Diese Gruppen müssen schnell ins Home Office oder in häusliche Isolation geschickt werden. Andere relevante Themen sind der zu erwartende Lockdown und zu befürchtende Ausfälle von Lieferketten.


Fehler 3:

Falsches Setup

Eine passende Organisationsform zu finden ist für die Krisenarbeit essenziell. Professionelle Krisenstäbe von Sicherheitsorganisationen sind hochgradig vorstrukturiert, jeder Mitarbeitende dort hat seinen vordefinierten Platz und bearbeitet auf eine vordefinierte Weise seine Aufgaben. Ein solches Setup haben KMUs in der Regel sinnvollerweise nicht. So entstehen dann unter dem Druck der Ereignisse Strukturen, die einer möglichst effizienten Krisenbearbeitung später im Wege stehen können. Oft arbeiten die falschen Menschen an den falschen Themen. Zum Beispiel tagt in einigen Unternehmen die Geschäftsführung nahezu permanent. Sie kümmert sich sowohl darum, woher man nun noch Desinfektionsmittel bekommen könnte als auch um die Beantragung von Kurzarbeitergeld und die Beschaffung von Laptops für Home Office.


Unser Tipp:

Trennen Sie zwei Ebenen, nämlich die strategische Ebene (Geschäftsführung) und die taktisch-operative Ebene (Erarbeitung von Plänen, Ausführung und Umsetzung). Auf der strategischen Ebene geht es darum, übergeordnete Ziele zu definieren und grundsätzliche Entscheidungen zu treffen, die den Kurs des Unternehmens in der Situation betreffen. Auch die Freigabe von Vorschlägen, die auf der taktisch-operativen Ebene erarbeitet werden, sollte hier erfolgen, sofern ein bestimmter und definierter Budget Impact erreicht ist. Der eigentliche Krisenstab, den man auch gern „Arbeitsstab Corona“, „Task Force Corona“ oder „Arbeitsgruppe“ nennen kann, hat andere Aufgaben: Hier wird ein aktuelles Lagebild erstellt (auch für die Geschäftsführung) und es werden im kleinen Kreis cross-funktional auf Ebene Sachbearbeiter / Experte sämtliche Themen operativ bearbeitet, die anfallen.


Beide Gremien sollten nach dem Meet-Break-Meet-Konzept arbeiten und nicht permanent tagen. So wird die Arbeit effektiver.


Fehler 4: falsche Führung

Führung ist in Krisenzeiten eine entscheidende Stellgröße. Ihre Mitarbeitenden sind verunsichert, haben Zukunftsängste und müssen sich in einer grundsätzlich neuen Situation zurechtfinden. Hier sind die Führungskräfte gefordert. Diesen fehlt aber oft die Erfahrung damit, Mitarbeitende im Home Office zu führen oder Emotionen zu adressieren. Im schlimmsten Fall tauchen Führungskräfte ab und kommunizieren nur schriftlich die neuesten organisatorischen Änderungen. Ein Rückgang des Vertrauens und der Motivation der Mitarbeitenden wird die direkte Folge sein.

Unser Tipp:

Legen Sie viel Wert auf Ihre interne Kommunikation. Verstärken Sie die interne Kommunikation auf allen Ebenen. Auch der „Tone from the top“ ist hier wichtig. Video-Botschaften können eine angemessene Lösung sein. Seien Sie in Ihrer Kommunikation empathisch, klar, zuversichtlich und positiv. Senden Sie Signale hoher Wertschätzung. Ihre Mitarbeitenden werden das dankbar aufnehmen. Unsere Empfehlung: lassen Sie sich im Bereich der Kommunikation professionell begleiten / coachen – Statements sollten hinsichtlich möglicher negativer Assoziationsketten hin geprüft werden.


Fehler 5:

Zu analog

Immer noch treffen sich viele Geschäftsführer und Mitarbeitende der Krisenstäbe physisch in einem Raum, um miteinander zu arbeiten. Dabei lassen sich die empfohlenen Distanzen von zwei Metern meist nicht sinnvoll einhalten. Dies ist hoch riskant, und zwar sowohl auf Geschäftsführer-Ebene (Strategie) als auch für den taktisch-operativen Krisenstab.


Unser Tipp:

Arbeiten Sie digital zusammen! Nutzen Sie dazu geeignete Software wie CasePilot ( www.info.case-pilot.com ) oder auch web-based Meeting Softwares, um einen gleichen Informationsstand und ein klares Aufgabentracking zu gewährleisten.


Autor: Dr. Everhard von Groote, Geschäftsführer Team Psychologie & Sicherheit, Düsseldorf


Die TPS GmbH berät seit 17 Jahren deutsche Unternehmen aller Größen zum Krisenmanagement. Unsere Berater kommen aus der Industrie und haben dort z.B. als Krisenverantwortliche in Konzernen gearbeitet, aus Behörden wie der Polizei, dem Militär und Nachrichtendiensten oder sind als Psychologen langjährige und erfahrende Begleiter von Krisenteams.


Gern bieten Ihnen die erfahrenen Krisenberater von TPS für Ihr Unternehmen einen Quickcheck an: In einem ca. 90minütigen Gespräch via Web-Konferenz oder Telefon schauen wir mit Ihnen auf die Bereiche

  • Krisenmanagement-Setup

  • Personal

  • Geschäftsprozesse

  • Gebäudemanagement

  • Regulatorik

  • Kunden, Produkte und Services

  • Interne und externe Kommunikation

und identifizieren gemeinsam mit Ihnen die Bereiche, in denen Anpassungen erforderlich sind.


Rufen Sie uns an unter +49 211 6877 4665 oder schicken Sie eine Mail an info@t-p-s.net, um einen kurzfristigen virtuellen Termin zu vereinbaren.

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